Le passeport de prévention est né de la loi du 2 août 2021 sur la prévention en santé au travail. C'est un service numérique national, géré par la Caisse des Dépôts pour le compte de l'État, qui rassemble en un seul endroit les formations en santé et sécurité au travail (SST) suivies par un salarié : attestations, certificats, habilitations, diplômes.
L'idée est simple. Aujourd'hui, ces preuves de formation sont dispersées dans des classeurs, des tableurs et des logiciels RH. Demain, elles seront centralisées, ce qui doit permettre à l'employeur de suivre les échéances de recyclage, et au salarié de garder ses acquis quand il change d'entreprise, sans repasser une formation qu'il a déjà.
Qui déclare quoi
C'est la première source de confusion, et elle coûte du temps aux entreprises qui déclarent deux fois. La règle de partage est la suivante.
L'organisme de formation déclare les formations qu'il dispense lui-même. Il le fait depuis l'ouverture de son espace, le 28 avril 2025, et cette obligation a pris effet le 1er septembre 2025. Quand vos salariés se forment chez un prestataire, c'est donc à lui de déclarer.
L'employeur, lui, déclare les formations qu'il organise en interne, avec ses propres moyens. Il peut par ailleurs vérifier, dans son espace, les déclarations faites pour son compte par les organismes de formation.
Vous ne déclarez pas ce que votre organisme de formation a déjà déclaré. Votre part du travail porte sur les formations dispensées en interne, et sur la vérification de ce qui a été déclaré à votre nom.
Les formations à déclarer aujourd'hui
Le déploiement est volontairement progressif. Les formations en santé et sécurité au travail se répartissent en quatre catégories, mais pendant la période transitoire, seules les deux premières entrent dans l'obligation de déclaration des employeurs :
- les formations obligatoires et très encadrées par la réglementation, comme l'amiante ou la radioprotection ;
- les formations qui conditionnent la délivrance, par l'employeur, d'une autorisation d'occuper un poste : habilitations électriques, autorisations de conduite d'engins.
Les deux autres catégories, les formations à objectif spécifique prévu par la réglementation et celles relevant de l'obligation générale de formation à la sécurité, entreront dans le périmètre à l'issue de la période transitoire.
Toutes les formations ne sont pas soumises à déclaration : celle-ci concerne uniquement les formations en santé et sécurité au travail entrant dans le périmètre réglementaire. L'éligibilité et les modalités de déclaration dépendent de la nature de la formation et du justificatif délivré. Le simulateur de déclaration du portail officiel indique formation par formation si elle doit être déclarée ; un simulateur des délais lui est associé. Ce sont les outils de référence en cas d'hésitation sur un cas particulier.
Les informations présentées tiennent compte du décret n° 2025-748 du 1er août 2025 et de ses modifications en vigueur.
Ce que change le décret du 12 juin 2026
Le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 modifie le décret n° 2025-748 du 1er août 2025 précisant les modalités de déclaration des formations en santé et sécurité au travail dans le passeport de prévention. À la demande des partenaires sociaux, il prolonge la période transitoire pour tenir compte des conditions réelles de mise en œuvre du service.
La principale évolution est la prolongation de cette période transitoire jusqu'au 31 décembre 2026. Les règles dérogatoires prévues pour la montée en charge du dispositif s'appliquent donc jusqu'à cette date, et non plus jusqu'à la mise à disposition de la déclaration en masse comme le prévoyait le texte initial. Le périmètre restreint des deux premières catégories reste la règle pendant ce temps, et les entreprises disposent d'un délai supplémentaire pour adapter leurs outils et leurs processus.
Le décret ajuste aussi plusieurs délais ciblés. Pour les formations réalisées entre septembre et décembre 2025, les organismes de formation peuvent déclarer jusqu'au 30 septembre 2026, et les employeurs vérifier ces déclarations jusqu'au 31 décembre 2026. Pour les formations dispensées en interne entre le 16 et le 31 mars 2026, les employeurs doivent les déclarer avant le 1er avril 2027.
Les délais de déclaration
Une déclaration ne se fait pas au fil de l'eau, mais dans une fenêtre calculée à partir du trimestre où la formation s'est achevée. Pendant la montée en charge, ce délai est allongé pour laisser aux employeurs le temps de s'organiser, puis il se resserre une fois le dispositif installé.
Les mêmes délais valent pour la vérification, par l'employeur, des formations déclarées par les organismes de formation. Les déclarations sont réalisées selon le calendrier, les délais et les modalités fixés par les textes en vigueur et par le portail officiel du Passeport de prévention. Il n'existe pas de délai unique valable pour toutes les formations : les durées exactes dépendent de la date de la formation et de sa catégorie, ce qui explique l'existence du simulateur de délais, qui fait foi pour un cas précis.
Deux échéances à noter
Le 9 juillet 2026, une fonctionnalité attendue est arrivée : l'import en masse des déclarations par dépôt de fichier. Pour une entreprise qui a plusieurs dizaines de formations à déclarer, elle évite la saisie une par une. Elle suppose en revanche des données propres et structurées, avec notamment le numéro de sécurité sociale des salariés concernés.
Le 16 novembre 2026, l'espace s'ouvrira aux travailleurs. Vos salariés pourront alors consulter les formations déclarées en leur nom, les compléter avec celles suivies avant la mise en place du dispositif, et les partager avec un employeur ou un recruteur. Cette date mérite attention : ce que vous déclarez aujourd'hui deviendra visible par les intéressés.
L'obligation de renseignement du passeport de prévention figure à l'article L4141-5 du Code du travail. Au-delà du texte, l'enjeu est probatoire : en cas d'accident du travail ou de contrôle de l'inspection du travail, la capacité à prouver qu'un salarié était formé pour son poste repose sur des données à jour. Plus la mise en conformité est repoussée, plus le rattrapage sera lourd.
Les difficultés les plus fréquentes
On ne sait pas si une formation entre dans le périmètre
Le réflexe est de passer par le simulateur officiel plutôt que de trancher au jugé. Les fiches pratiques publiées avec l'INRS détaillent les cas par type de formation.
Les données salariés sont incomplètes
La déclaration s'appuie sur le numéro de sécurité sociale. Beaucoup d'entreprises découvrent au moment de déclarer que ce champ manque dans leurs tableaux de suivi. Ce recensement est à mener en amont.
On déclare ce que l'organisme a déjà déclaré
La double déclaration vient d'une lecture trop large de l'obligation. Vérifiez d'abord dans votre espace ce qui a été déclaré pour votre compte, avant de saisir quoi que ce soit.
Les formations anciennes sont oubliées
Les formations réalisées pendant les fenêtres transitoires restent à déclarer, avec des délais spécifiques. Elles passent facilement à la trappe parce qu'elles sont antérieures à la prise en main de l'outil.
Personne n'est désigné en interne
La déclaration suppose un responsable identifié, souvent aux ressources humaines ou à la fonction HSE. Sans pilote, l'obligation reste sans titulaire jusqu'au jour du contrôle.
Questions fréquentes
Le passeport de prévention est-il obligatoire pour l'employeur ?
Oui. L'obligation de déclaration est effective depuis l'ouverture de l'espace employeur, le 16 mars 2026. Elle porte d'abord sur un périmètre restreint de formations, élargi ensuite.
Dois-je déclarer les formations suivies chez un organisme extérieur ?
Non. L'organisme déclare les formations qu'il dispense. Vous déclarez celles que vous organisez en interne, et vous vérifiez dans votre espace les déclarations faites pour votre compte.
Jusqu'à quand dure la période transitoire ?
Le décret du 12 juin 2026 l'a prolongée jusqu'au 31 décembre 2026.
Quand mes salariés pourront-ils consulter leur passeport ?
À partir du 16 novembre 2026, via leur espace personnel.
Peut-on déclarer plusieurs formations en une fois ?
Oui, depuis le 9 juillet 2026, par dépôt de fichier. La fonctionnalité vise les employeurs et les organismes qui déclarent en volume.
Que risque-t-on à ne pas déclarer ?
L'obligation est inscrite au Code du travail. Le risque principal reste celui de la preuve : sans traçabilité, il devient difficile de démontrer qu'un salarié était formé, en cas d'accident comme en cas de contrôle.
Les collectivités et les établissements publics sont-ils concernés ?
Le dispositif couvre les travailleurs du secteur privé comme du secteur public. Les employeurs publics sont donc concernés par la logique de traçabilité, selon les modalités propres à leur statut.
- Recenser les formations SST dispensées en interne et les classer par catégorie.
- Vérifier dans l'espace employeur ce que les organismes ont déjà déclaré.
- Déclarer les formations des deux premières catégories.
- Compléter les données salariés, numéro de sécurité sociale compris.
- Préparer un fichier structuré pour l'import en masse.
Se faire accompagner
Le passeport de prévention ne crée pas de nouvelles obligations de formation : il rend visibles celles qui existaient déjà. Une entreprise qui découvre, en remplissant son espace, qu'un salarié n'a pas le recyclage attendu, découvre en réalité un écart antérieur au dispositif.
Organisme de formation certifié Qualiopi, ONFIP déclare les formations qu'il dispense à vos salariés, comme la réglementation l'y oblige. Nous intervenons dans le Var sur les formations sécurité et prévention des risques, dans vos locaux ou dans les nôtres, et nous faisons le point avec vous sur les échéances de recyclage. Une question sur votre situation ? Écrivez-nous, réponse sous 48 h ouvrées.